Roteiro da Oficina!
Este é o roteiro da nossa Oficina, o mesmo estará disponível ao público no dia da apresentação.
1. Apresentação do Grupo
Conceitos introdutórios
1.1 Arquivologia - Disciplina que estuda as funções, organização e estrutura dos arquivos.
1.2 Diplomática - Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos.
DOCUMENTO
1.3 Contrato de Locação -
O Contrato de locação de Imóvel Funcionais da UnB é feito pela Secretaria de Gestão Patrimonial, localizado na Reitoria da Universidade.
Os imóveis da FUB destinados à moradia dos servidores têm por finalidade atrair e fixar quadros diferenciados de docentes e técnico-administrativos para a UnB, além de fortalecer os laços com a Universidade.
Essa prática tem origem na fundação da Universidade, quando era difícil atrair docentes para a recém capital ainda carente de infraestrutura. Oferecer bens e até terrenos á docentes com bons currículos tornou-se um chamariz comum na época.
1.4 Pré-requisitos -
O servidor candidato à ocupação, se for docente deve manter com a Universidade regime de trabalho de dedicação exclusiva. No caso de técnico-administrativo, o servidor deve cumprir regime de 40 horas semanais.
É vedado para quaisquer servidores a acumulação de cargos em outra instituição.
O candidato não pode possuir imóvel residencial edificado no Distrito Federal.
1.5 Inscrição -
Anualmente é lançado um edital, os servidores que possuírem interesse e atenderem aos requisitos poderão inscrever-se para a ocupação do imóvel.
No ato da inscrição o servidor deve indicar o perfil do imóvel desejado que possua valor da Taxa de Ocupação igual ou menos de 30% da renda familiar.
O concorrente à locação é adicionado a uma lista de espera.
2. Trâmite - Mapeamento do caminho que o documento percorreu.
2.1 Processo pelo SEI -
Registro do caminho do processo, por quais unidades o documento passou, onde ele foi modificado, quando e por quem.
2.2 Menos burocracias - agiliza o processo.
3. Autenticidade - Análise da legitimidade do documento.
3.1 Evitar Fraudes -
O candidato à locação do imóvel assina um Termo de Ocupação declarando não possuir imóvel no Distrito Federal em seu nome, em nome de seu cônjuge ou companheiro, dos filhos menores de 21 anos ou dependentes.
A gestão de documentos evita fraudes quanto a permanência de docentes nos imóveis públicos que não possuam mais vínculo com a Universidade.
3.2 Assinatura Digital -
É possível a assinatura digital no sistema, fazendo uso de login e senha ou outoken.
Um documento pode ter tantas assinaturas quanto forem necessárias.
A assinatura é feita adicionando o cargo/função do funcionário depois preenchendo-se o campo "senha" ou via token.
A assinatura digital será exibida na parte final do documento.
A autenticidade da assinatura digital é assegurada por lei, por isso possui validade mesmo se o documento for impresso.
4. Produtor Arquivístico - Definição da guarda do documento após a conclusão do trâmite.
4.1 O trâmite gera dois fundos arquivísticos - Fundos são um conjunto de documentos de uma mesma pessoa ou órgão.
Uma via do contrato fica na Instituição e a outra fica com a pessoa física que aluga o apartamento. Dois fundos arquivísticos diferentes.
4.2 Relação de prova -
4.3 Guarda no Arquivo - Plano de Classificação
Após a conclusão do trâmite, o Contrato de Locação será arquivado seguindo os critérios de classificação e avaliação dos documentos de acordo com o Plano de Classificação da UnB.
