Acervo do Arquivo Central
Na última aula de Diplomática foi realizada uma atividade interativa em que cada membro do grupo possuía uma função ao explorar o arquivo do ACE. Ao final da atividade deveríamos apresentar um relatório com os resultados encontrados.
Os membros dos grupos foram separados e cada um desempenhou uma função. Como especificado abaixo:
Observador: O aluno deveria apenas observar os tipos documentais especificados nos espelhos das caixas do arquivo do ACE.
Investigador: O aluno estava encarregado de fazer as perguntas especificadas pelo professor a um funcionário do Arquivo Central.
Jornalista: O aluno deveria andar aos arredores do ACE a fim de entrevistar as pessoas sobre o papel do arquivo na UnB.
Relator: O único aluno que deveria ficar na sala de aula refletindo sobre as perguntas e ao final da atividade, juntar todas informações úteis descritas pelos colegas de grupo e apresentar o resultado da atividade para a turma.
As perguntas respondidas foram as seguintes:
1 - Quais as espécies documentais existentes no ACE?
Relatório de Atividades
Atos Normativos
Projeto Pedagógico
Processo de Transferência
Registro de Diploma
2 - Quais as correspondentes funções de tais espécies?
Registra as principais atividades desempenhadas pelos setores da UnB em um mês, semestre ou ano;
Cria e extingue organismos na universidade, aprova a estrutura organizacional desses organismos. Constitui Conselhos e nomeia servidores.
Documentar a concepção do ensino e aprendizagem dos cursos contendo a definição das características gerais do projeto, os fundamentos teórico-metodológicos, os objetivos, o tipo de organização e as formas de implementação e avaliação.
Controle sobre a forma de ingresso extra vestibular dos alunos, documentos relacionados a definição de vagas, publicação de editais, controle e aplicação de provas, correção, recursos e resultados.
Registro dos diplomas emitidos para alunos formandos.
3 - Quais os tipos documentais existentes no ACE?
Relatório de Atividade Anual do Arquivo Central da UnB
Atos da Reitoria
Projeto Pedagógico dos Cursos da Faculdade de Ciência da Informação
Processo de Transferência Voluntária ou Facultativa
Livro de Registro de Diplomas
4 - Relacione as séries documentais do Arquivo do ACE com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das três idades.
5 - Sugira um Plano de Classificação para os documentos do ACE.
O ACE poderia utilizar um plano de classificação com base no Plano e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivos elaborados pelo CONARQ, porém adaptando-os para a realidade da Universidade de Brasília. O plano de classificação deveria ser mais claro e objetivo, impedindo interpretações dúbias quanto à classificação dos documentos. O ideal deveria ser a separação dos documentos pela Função, Subfunção e Tipo Documental dos mesmos.
Existem funções que a UnB desempenha e que não estão especificadas no Plano de Classificação, devido à padronização utilizada pelas Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). Um exemplo disso é a administração dos imóveis pertences a UnB. Outro motivo para adequar o Plano à realidade da universidade.
6 - Que ações arquivísticas poderiam ser implantadas no ACE?
O ACE deveria implantar várias medidas a fim de melhorar a gestão documental na universidade. Dentre elas podemos começar pelo sistema informatizado de gestão de documentos, integrando profissionais da área de TI e Arquivologia, o ACE poderia sugerir melhorias no sistema informatizado da UnB. O processo de cadastramento e classificação de documentos deveria ser mais ágil e eficiente. O ACE deveria investir no processo de preservação desses documentos digitais, que se tornam uma incógnita para a maioria dos sistemas informatizados.
A padronização das normas de criação de documentos nos setores da UnB é um desafio que o ACE tem capacidade para enfrentar. Outras ações arquivísticas que devem ser promovidas no ACE são a higienização dos documentos, a climatização adequada no acervo e a reforma do prédio onde o Arquivo Central funciona. O prédio não suporta a quantidade de funcionários, assim como não comporta armazenar todos os documentos da universidade que deveriam ser recolhidos ao ACE.
