Oficina Online! ATUALIZADA

As Oficinas já aconteceram, mas não nos esquecemos dos nossos leitores que não estiveram presentes no dia. Pensando em vocês, elaboramos uma Oficina Online para que todos pudessem ter acesso ao nosso trabalho pela tela do seu computador.

Começaremos por uma historinha hipotética.

Doc Brown além de um cientista genial é um ótimo professor, curioso com a cidade futurista de Brasília ele resolve lecionar na UnB. Ao chegar na terra dos candangos Doc Brown ficou se viu em um dilema. Não sabia onde instalar-se na nova e tão diferente cidade. Mal sabia ele que a Universidade possui diversos imóveis para locação a fim de acomodar os docentes e técnicos administrativos que não possuem imóveis residenciais no Distrito Federal. Sabendo disso Doc não perdeu tempo, procurou a Secretaria de Gestão Patrimonial localizada na Reitoria para saber mais sobre a locação. Lá descobriu os pré-requisitos para a locação:

O servidor candidato à ocupação se for docente deve manter com a Universidade regime de trabalho de dedicação exclusiva. No caso de técnico-administrativo, o servidor deve cumprir regime de 40 horas semanais.
É vedada para quaisquer servidores a acumulação de cargos em outra instituição.
O candidato não pode possuir imóvel residencial edificado no Distrito Federal.

O Doc estava de acordo com os pré-requisitos, a partir daí procurou o edital para candidatar-se á locação do imóvel. Depois de inscrever-se para conseguir a locação do imóvel, Doc precisou assinar um dos documentos que fazem parte do trâmite do processo para locação. O Termo de Ocupação deve ser assinado pelo candidato á locação declarando não possuir nenhum imóvel residencial em seu nome no Distrito Federal. Doc ficou interessado em saber que desde 2016 todo o processo acontece via o Sistema Eletrônico de Informação (SEI) na UnB. Curioso por novas tecnologias, Doc procurou entender melhor como o documento nascido em meio eletrônico possui autenticidade.

Pesquisando sobre esse conceito, Doc descobriu uma disciplina ofertada na própria Universidade que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos. Ofertada pelo curso de Arquivologia - matéria que estuda as funções, organização e estrutura dos arquivos - a Diplomática que além de analisar a autenticidade dos documentos, mapea o caminho percorrido pelo documento e ajuda a definir a espécie a que ele pertence.

Doc, como bom cientista que é, não se cansa de aprender e procurar coisas novas. A Diplomática foi uma novidade em sua vida profissional. Doc entendeu a importância que uma ciência voltada para o estudo dos documentos têm na sociedade. A boa gestão documental fornece o acesso ás informações pelo público, a autenticidade dos documentos garante a eficiência na administração e o mapeamento do trâmite evita fraudes nos processos administrativos.

Ao final do processo serão produzidas duas vias autênticas do Contrato de Locação, uma via permanecerá na Universidade de Brasília e a outra via será guardada com o locatário. Doc Brown descobriu a relação da Arquivologia nesse processo, as duas vias do contrato serão guardadas em fundos diferentes, esses são um conjunto de documentos de uma mesma pessoa ou órgão. Portanto, de acordo com a Arquivologia, o produtor arquivístico é definido pela pessoa que possuir a guarda do documento no final do trâmite. Doc ficou curioso em conhecer a maneira que a UnB guarda esses documentos. O Doutor pode parecer um pouco desorganizado, mas isso é uma característica de pessoas muito inteligentes, ou apenas uma desculpa. Por isso seria interessante conhecer uma maneira mais organizada de arquivar os seus experimentos e invenções, afinal são muitos anos e aventuras na bagagem.

Após o encerramento do trâmite o contrato é arquivado no Arquivo Central seguindo os critérios de classificação e avaliação dos documentos de acordo com o Plano de Classificação da UnB. O Plano de Classificação é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão, no exercício de suas funções e atividades. Doc adorou saber sobre esse plano e já está providenciando o seu próprio, imaginem só como serão organizados os documentos do Doc. Será por ano, experimento, aventura, por época, por estilos de roupas, invenções não inventados até 2015 que podem ser inventadas em um futuro distante ou por batalhas no faroeste. Temos a maior curiosidade sobre esse arquivo!

Os documentos apresentados para o público foram:

1 - Contrato de Locação dos imóveis funcionais da UnB.

2 - Termo de Ocupação dos imóveis.

3 - Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da UnB, expecificando o tempo de guarda dos documentos.

Ao final de cada apresentação o público assinava o controle de presença em um mini formulário lembrando um contrato de locação, depois era ofertado um bombom para o público, junto com um fôlder do Grupo.